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2013年11月20日 / filemakerschool

Excelで簡単にできるのに、FileMakerでは簡単にできないことは何ですか?

前回までは、「Excelでは簡単にできなくて、FileMakerでは簡単にできること」の、あんなこと、こんなことについてお話ししてきました。

では、FileMakerは万能か?というと、そうではありません。
FileMakerだって市販のアプリケーションソフトなわけですから、「仕様」というものはあるわけで。
だから、「Excelならこんなに簡単にできるのに、FileMakerで行うのは大変!」ということだって、残念ながらあるのです。

そういう情報、なかなか聞けないですよね?
なので、ここに紹介しちゃいます。

ざっとあげると、次のようなことは、FileMakerでは「チカラ技」が必要です。

  • クロス集計をする。
  • 串刺し計算をする。(Excelでの「3D集計」のような機能)(※)
  • 連続したデータを入力する。(Excelでの「オートフィル」のような機能)(※)
  • 縦罫を引く。
  • 印刷時に、総ページ数を表示する。
  • 横に並べた表を作る。
  • レイアウト(画面)ごとに用紙の設定を変える。
  • グラフのデザインのカスタマイズに関しての自由度。

というところでしょうか。

(※)については、チカラ技というよりは、「Excelとは違う方法で行う」ということです。

なぜ、これらのことがFileMakerでは苦手なのか、ということですが、それはFileMakerとExcelでのデータの管理(保管)方法に違いがあるからです。
上記の機能は、Excelでの「行と列」に大きく関係している機能だからです。

FileMakerは、元々「カード型データベース」からリレーショナルデータベースへ発展しました。
なので、1件のデータを1枚の「カード」として保管していきます。
この1枚のカードをFileMakerでは「レコード」と呼んでいます。レコードは、いわば「記録用紙」です。

その用紙の中に各種データを保管していく入れ物が「フィールド」です。フィールドは記録用紙の記入欄にあたるものとイメージしてください。
このカードを束ねたものが「テーブル」です。テーブルは、用紙を束ねる、あの、リングのついた「事務ファイル」と捉えてください。
FileMakerでのデータ保管は、「カード」で行われます。

これに対し、Excelの基本は「セル」です。Excelでのデータ保管は、「セル」です。
セルがぎっしり詰まっているものが「ワークシート」です。
セルは、ワークシート上で積み木を組み替えるように、自由自在に移動できます。

要するに、FileMakerは3D、Excelは2Dなんです。
だから、Excelでは行と列を入れ替えるということは簡単にできます。

これに対し、FileMakerの行と列を入れ替えるということは「カード」と「記入欄」を入れ替えるという、構造自体をひっくり返すことになってしまうため、容易にはできないのです。

このような、いわば「考え方」の違いが、「仕様」の違いです。

ですので、私はFileMakerが苦手とするところは、Excelで処理しています。

FileMakerからは、データをExcelファイルに簡単に書き出すことができます。Excelファイルに書き出すと同時に、Excelを起動させることもできるので、その後、Excelで処理します。

たとえば、グラフ。

先日、「FileMakerトレーニングテキスト」をお買い求めいただきました方を業種別に集計した円グラフを掲載しましたが、実はあのグラフ、Excelで作成したものです。(笑)

もちろん、FileMakerトレーニングテキストの受注管理は、FileMakerで行っています。ただ、グラフ化し、そのグラフをある程度自分の思ったようにカスタマイズするためには、断然Excelのほうが優れています。

また、Excelには、「ピボットテーブル」といった、強力なデータ分析機能があります。
他にも、ドラッグしただけで連続してデータの入力できるExcelの「オートフィル機能」は。大変便利な機能です。

こういった機能を使いたい場合は、FileMakerからExcelに書き出したり、また、ExcelのデータをFileMakerに取り込むといった相互利用をしています。

ちなみに、私、現金出納は、Excelで行っています。(^^;;
残高の計算もExcelのほうが簡単なんです。

1つのアプリケーションで、なんでも処理するというのは、実は非効率なもの。
「餅は餅屋」っていうじゃないですか。
それぞれのジャンルのアプリケーションの特徴を知って、うまく連携し、使い分けていきたいものですね。
 
 

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