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2014年9月1日 / filemakerschool

「リレーション」って何ですか?

FileMakerのリレーションシップグラフ

Excelユーザの方で、Accessなどのデータベース経験のない方から、よく聞かれる質問、それが、

「”リレーション”と”スクリプト”と”関数”ってどう違うんですか?」というもの。

そこで、これからしばらくの間、何度かに分けて、この3つの言葉とそれらに関係する言葉についてお話ししていきたいと思います。

今回は、まず「リレーション」から。

リレーションを端的にいうと、「複数のデータベース(テーブル)を連携させて、効率的に複雑な処理が行えるようにすること。」といえます。

でも、特にExcelユーザの方にとっては、「複数のデータベースに分けて連携させることで、一体何のメリットがあるんだ?!」

そう思いませんか?

「ExcelではVLOOKUP関数を使ってコード入力するでしょ?あれをFileMakerなどのデータベースでするのが、リレーションですよ。」

はい、確かにそういう回答も間違ってはいません。

ただ、「リレーション」は、それだけの機能ではないのです。

その前に、「VLOOKUP関数」なんていうものをご存じないExcclユーザの方もたくさんいらっしゃるでしょうから、そこから話を始めます。

たとえば、Excelで次のように日々の売上データを入力しているとします。

Excelの売上一覧表

Excelの売上一覧表

これ、いちいち手入力していると、例えば商品コードや商品名、単価など、データの入力間違いをしがちです。

また、商品名「ブルゾンA」を半角で入力したり、全角で入力したり、全角・半角混ざっていたり、「ブルゾン」と「A」の間にスペースを入れたり….。

人間からみれば、どれも同じ商品に見えるかもしれませんが、コンピュータはこのビミョーな違いが、後になって集計作業が思ったようにできないなどの致命傷になりかねません。

考えてみれば、「商品コード・商品名・単価」はお互いに関係し合っているデータなのですから、商品コードが重複しないのであれば、商品名や単価はおのずと特定できるはずです。(そもそも商品コードって、そういうためにつけてあるわけですよね….。)

そこで、商品コードや商品名、単価の入力間違いを防いだり、さまざまな文字種が混じってしまうことのないよう、データに統一感を持たせるためにはどうすればよいか?

そこで、この「決まっている」項目、つまり「商品一覧」を、別表にしてみました。

それが、この図。

Excelの商品一覧

「商品一覧」の別表

そして、売上一覧表で、商品コードさえ正確に入力すれば、商品名や単価が自動的に入力されてくる(セルに表示される)ようにしようってわけです。

そのようにするためには、売上一覧表の商品名を入力するセルに、VLOOKUP関数の式を入力します。

たとえば、商品一覧の別表を「商品一覧」シートのA1からC11までに作ってあるとします。

すると、売上一覧表のB2のセルには、次のようなVLOOKUP関数の式を入力します。

=VLOOKUP(A2,商品一覧!$A$2:$C$11,2)

(見出しの行は含めないので、A2:C11となっています。また、別表のセル番地についている$は、この後式をB列のセルにコピーする際にずれていかないようにするための記号です。これを「絶対参照」といいます。)

これで、A2に、別表に入力されている商品コードを入力すると、自動的に商品名が表示されます。

同様に、単価のセルであるC2には、

=VLOOKUP(A2,商品一覧!$A$2:$C$11,3)

と入力すれば、商品単価も自動的に表示されるようになります。

表示されている値は、もちろん金額の計算式に反映されますから、金額も自動的に表示されます。

実は、このようにしておくことのメリットは、間違った入力を防いだり、入力が楽になったりするだけではありません。

別表の「商品一覧」で単価を変更すると、売上一覧表に表示されている単価も自動的にすべて変更されます。

たとえば、商品コードA001のブルゾンの単価を、商品一覧の側で35,000円に変更すると、売上一覧に入力されているすべての商品コードA001の行の単価が35.000円に一斉に変更されます。

このように「商品コード」を入力するだけで、商品名、単価が自動的に表示されるようにすることを、一般的に「コード入力」などといいますが、これをExcelで行うためには、上記のようにVLOOKUPといった関数を使います。

関数ですから、表示してもらいたいセルにすべて入力しておかなければなりません。よって「式のコピー」が必要になります。

これと同様のことをFileMakerなどのリレーショナルデータベースで実現するのは、「リレーション」という機能を使います。

具体的には、「売上管理」と「商品マスタ」に「テーブル」を分け、「商品コード」同士でつなぎます。

このように、「機能」として用意されているので、関数式を入力することはありません。ですから、式のコピーももちろん不要です。

FileMakerのリレーションシップグラフ

FileMakerのリレーション設定画面

しかも、ExcelのVLOOKUP関数では、「複数のデータが一瞬にして表示される、変更できる」ことしか実現できません。

しかし、FileMakerのリレーションでは、コード入力をできるようにリレーションを設定するだけで、同時にいろいろな「副産物」ができます。

たとえば、別表の「商品」に照準を合わせて考えてみましょう。

それぞれの商品は、一体何月何日に呼び出されたのでしょうか?また、何回呼び出されたのでしょうか?

これを実現しようと思うと、Excelではデータベース関数を使う、ピボットテーブルにするなど、何か別の「しかけ」を作る必要があります。

しかし、FileMakerなら、「ポータル」というものを置くだけで、いつ、何回呼び出されたかという「履歴」がすぐにわかります。

また、相互間に移動し、詳細を確認することもできます。

FileMakerのポータル

FileMakerでリレーションを使えば、各商品で履歴を表示できる。

これは、リレーションを使うほんの一例です。

リレーションを使うと、他にもいろいろ「便利」なことができます。

詳しくは、「リレーショントレーニングテキスト」で紹介しているほか、「リレーショントレーニング」でもお話ししております。

リレーションについては、「百聞は一見にしかず」です。

実際に話を聞きながら操作することで、本やネットの情報だけではわからなかったことが「あっ!こういうことだったのか!」と体感できます。

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目から鱗が落ちますよ。(^^)

 
 

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