前回の「関数ってなんですか？」の続きです。
関数を使うのは、何も計算フィールドだけではありません。
Excelの場合で考えてみましょう。 関数や計算式を入れるのは、何もセルだけではありません。
たとえば、「入力規則」や「条件付き書式」などにも使う場合があります。
Excelでのこれらの使い方の例については、「よねさんのWordとExcelの小部屋」に記載されているものを参考にしてみてください。（記載されている記事では、Excelのバージョンが古いようですが、現在でもさほど変わりはありません。）
関数は、「計算させるもの」ですから、機械的に計算できるものは、関数で計算させることによって、コンピュータの動作を制御することができます。
さて、話をFileMakerに戻しましょう。
FileMakerにも、「条件付き書式」があります。
使い方としては、
- レイアウトモードに切り替え、条件付き書式を設定したいフィールドを選択します。
- 【書式】メニューから【条件付き…】を選択すると、次のようなダイアログが表示されます。
まず、「追加」をクリックし、式を入れたい場合は、条件で「計算式が」を選択します。- さらに、「指定」をクリックすると、計算式を入れるダイアログボックスが表示されます。
（この図の式は、「Dブログ公開日」フィールドの値（日付）が今年の場合」というものです。）
なお、Excelの入力規則にあたるものは、FileMakerでは「フィールドのオプション」の「入力値の制限」で行います。
「計算式で制限」にチェックを入れると、やはり計算式を入れるダイアログボックスが表示されます。（一度入れた式を変更したい場合は、「指定」をクリックします。）
（上記の式は、数量フィールドの値の合計が10以上になると、アラート（警告）が表示される、というものです。）
FileMakerで計算式を使うシーンは、他に次のようなものがあります。
- 全置換（抽出したレコードの特定のフィールドの値を一斉に書き換える機能。）
- スクリプト
- セキュリティ設定（アカウントとパスワードによる機能や表示の制限）
- フィールドオプションの「入力値の自動化」
- Webビューア
- ポップオーバーボタン（ver13からの機能）
など。
FileMakerの計算式を入れるダイアログボックスが表示されたからといって、それらは計算フィールドを作っているわけではありません。 くれぐれも混同しないようにしてくださいね。
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昨年の9月から更新していなかったとは….。(゜o゜;
ほんと、すみません。(_o_)(_o_)(_o_)
気を取り直して、2015年は「関数って何ですか？」ってお話からスタート！
で、前にも言いましたが、FileMakerの初心者の方からよくいただく質問がこれ。
「”リレーション”と”スクリプト”と”関数”ってどう違うんですか？」
これまでに、「リレーション」や「スクリプト」が何かをお話してきました。
一口にいうと、
・リレーション＝データベース構造をなすもの
・スクリプト＝使い勝手をよくするためのもの
と言えます。
家に例えていうならば、リレーションは、土台・壁・柱・屋根や水道・ガス・電気など。スクリプトは、水道の蛇口や、温水器、電気のスイッチというところでしょうか。
では、「関数」ってなんでしょう？
これは、Excelなどで使われている関数の用途とほぼ同じ、基本的には「計算をさせるもの」、です。
たとえば、「消費税額」というフィールドで、端数が出た場合には四捨五入したいというような場合は、Excelと同様に、Roundという関数を使います。
Excelのように、Ifといった場合分けの関数もありますし、文字列を加工する （たとえば、先頭文字の１文字だけ取り出す、特定の文字を置き換えるなど）ための関数も用意されています。
日付や時刻の計算もできます。
たとえば、日付から年の部分だけを取り出したり、1ヶ月後の日付を表示したり、勤務時間の合計を出したりするというのが、これにあたります。
FileMakerでは、答えに画像などのバイナリデータ（文字ではないデータ）を表示させることもできます。さすがにこれは、Excelでは難しいですよね。
「答えに画像を返す」というのは、たとえばこんなの。
FileMakerの関数を使い、計算結果に「オブジェクト」を指定した例。
緑の答えを入れる欄に、正解の数字を打ち込めば正解マークが、間違えれば不正解マークが自動的に表示される、というもの。
これ、計算結果に「オブジェクト」を指定するんです。
計算結果に「オブジェクト」を指定すると、画像を答えとして表示してくれる。
FileMakerの関数を使えば、ちょっとした算数ドリルなんて、すぐにできてしまいます。(^^)b
なお、Excelでは、引数（関数名の後に続く（）に指定するもの）を区切る文字がカンマ（，）なのに対し、FileMakerではセミコロン（；）と違いますが、引数の指定のしかたはよく似ています。
ですから、Excelである程度関数をお使いになれる方は、FileMakerのヘルプや、関数・スクリプト辞典といった書籍をみながら使っていくことができるかと思います。
もし、ExcelでLOOKUP系の関数を使っておられる方が、FileMakerのリレーションとはどう違うのか、ということで混乱されているのだとしたら、その答えとしては、「Excelでは関数を使って行うことを、FileMakerではリレーションという機能を使って行う。」と、以前、お話ししたかと思います。
ただ、FileMakerには、独特の関数があります。また、関数を使うのは計算フィールドだけではありません。
それらのことについては、また次回にお話しします。
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皆様、新年あけましておめでとうございます。
いつも、気まぐれ＆カメのような更新状況で申し訳ございません。(_o_)
死亡説・重症説…..、など出てはおりませんが（笑）、今年はもっと頻繁に更新して参りたいと思いますので、よろしくお願いいたします。
「”リレーション”と”スクリプト”と”関数”ってどう違うんですか？」という、よくいただくご質問。
前回までは、「リレーション」についてお話をしてきました。
今回は、その２つめである、「”スクリプト”って何ですか？」というお話です。
まず、「スクリプト（script）」という言葉、日本語に訳すとなんだかわかります？
scriptとは、「台本」という意味なんです。
FileMakerでは、まさにこの「台本」という言葉がぴったり。
それがなぜかを、今からお話ししていきましょう。
FileMakerでは、１つの目的のために複数の決まった手順を踏む必要があります。
「一覧表で印刷をする」という場合を例にとって、説明しましょう。
FileMakerで、一口に「一覧表を印刷する」といっても、どんな一覧表か、また、すべてのデータ（レコードなのか、それとも一部のデータ（レコード）なのかといったことを決めなければいけません。
なぜならば、FileMakerというのは、「ワンソース・マルチユース」。
Excelならば、今目の前にある表を印刷する、という感覚でしょうが、FileMakerは、「さまざまな印刷様式」をもたせることができるからです。
なので、「一覧表を印刷する」には、次のような手順が必要です。
- 一部のデータ（レコード）を印刷したい場合は、検索して絞り込んでおく。
- どの様式で印刷するのか（レイアウト）を選ぶ。
- 用紙の設定をする。
- 印刷する。
たとえば、「株式会社」の会社の「住所一覧表」を印刷したい、という場合は、
- 一部のデータ（レコード）を印刷したい場合は、検索して絞り込んでおく。→条件は「株式会社」の会社。
- どの様式で印刷するのか（レイアウト）を選ぶ。→住所一覧表
- 用紙の設定をする。→A4横
- 印刷する。
と、なります。
毎回、この４つの手順を踏まなければ、「株式会社の住所一覧表を印刷する」という目的は達成できません。
めんどくせ～～！！！
そうです！FileMakerって、けっこう面倒くさいソフトなんです。（笑）
そこで、「スクリプト」の登場です。(^-^)b
上記の４つの手順をFileMakerに登録します。
つまり、「台本」を書いておく、というわけですね。
そして、「株式会社の住所の一覧表を印刷する。」って場合は、「ほら、あの”株式会社の住所一覧印刷”って台本、やってよね～。」とFileMakerにお願いします。これが「スクリプトの実行」です。
このスクリプトは、一般的には、画面上にボタンを置き、それをクリックすることで実行させます。
FileMakerで誰かに作ってもらったデータベースを使っている方なら、画面上にずらずらと並べられたボタンをご覧になったことがおありでしょう。
こんな感じ。
FileMakerの画面に配置されたボタン
ボタンには、大体「スクリプトの実行」が割り当てられていて、クリックすると複数の手順が目にも止まらぬ速さで、次々と自動的に実行されていくんです。
Excelならば「マクロ」と呼ばれるもの、それが、FileMakerの「スクリプト」です。
ただ、Excelでは、VBA（Visual Basic For Application）という、プログラミング言語を書かなければいけないのに対し、FileMakerではあらかじめ用意されたコマンド（命令）を順に選ぶだけです。
FileMakerを使うのって、なんてめんどくせぇんだ？！
そう思ったときに、初めて「スクリプト」のありがたみが、あなたもわかるはずです。
そして、そのときが「スクリプト」の”作りどき”です。
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「リレーション」って何ですか？の続き。
今回は、「データベースの設計って何ですか？」ってお話です。
前回は、「テーブルって何ですか？」というお話をしました。
「テーブル」＝「データベース」。FileMakerのデータファイルアイコンは、複数の「テーブル」が機能的に結びつけられてある「リレーショナルデータベース”管理システム”（RDBMS）」だと考えるとよい、ということをお話ししました。
さて、じゃ、この「テーブル」はどういう基準で分ければいいのでしょう？
そもそも、絶対にいくつかに分けないといけないのでしょうか？
FileMakerやAccessといったデータベースの初心者のための解説本を読んでも、「テーブルを作り（読み込み）ましょう！」「リレーションを結びましょう！」と、すでにいくつかのテーブルに分けられた状態で話が始まっていますよね。
私ごとで恐縮ですが、私がFileMakerを使い始めたのは、今から20年以上も前のこと。「FileMaker II」という、まだ、「Pro」がついていない頃のFileMakerです。
その頃はFileMakerにはリレーション機能はありませんでした。ですから、FileMakerを使い始めた後、Accessを勉強してみたときに、「リレーション」の目的すら、いま１つよくわかりませんでした。
なのに、Accessの解説本には、「顧客マスタ」だの、「商品マスタ」だの「売上管理」だの、すでにいくつかのテーブルに分けられている状態で話が始まっていて、「ちょ、ちょっと待ってよ！！そもそも、なんで３つに、しかもこんなふうに分けるのよ？」と思ったものです。
「そんなの勘じゃん！」
「センスだよ、センス！」
確かにそういうところもあるかと思います。
ただ、データベースの設計に「勘」とか「センス」が要求されるのは、複雑なシステムを構築する場合で、「経験」に基づく判断が必要な場合です。
それ以前に、コンピュータなんだから、論理的に、それなりの「基本的な考え方」があるはずなんですよね。
だから、「適当に分けてつないだら、なんとかなる。」という話ではないんです。
「だってぇ、FileMakerってかなり柔軟なデータベースでしょ。適当にやっても、後でなんとかする方法っていうのがあるんじゃないの？」
そういう楽観的な考え方でFileMakerに取り組むと、FileMakerでも、リレーショナルデータベースソフトですから、痛～い目に遭います。ヽ。(ー_ーメ)
じゃ、テーブルを分ける理屈って、どういうものなのよ？
それを、データベースの用語で「正規化」といいます。
私は、「テーブルをどういう基準で分けるか」を理解するために、FileMakerの本というよりは、「データベース」自体の概念が書かれた本をいくつかかじり読みしました。（書店の「データベース」という書棚に行くと、何冊か並べられています。FileMakerやAccessの棚には、ほとんど置いてありませんよ。）
もっとも、その手の本の後半のほとんどがSQL構文の話になっていくので、前半の「データベースの考え方（概念）」の部分を読むという感じでした。
この「正規化」という考え方は、FileMakerであろうが、Accessであろうが、SQLであろうが、共通の「概念」です。だから、これがしっかり分かっていると、「データベースの設計」ができます。
これは、何をどう処理していきたいのか（これを「要求定義」などといいます）を明確にしたら、それをコンピュータ（データベース管理システム）で実現するために、データを整理していくつかに分ける。これが「正規化」。まずこれをやって、後は、テーブル同士の関係を考えて図にします。これを、「エンティティモデル」といいます。
「正規化」してテーブルを分け、「エンティティモデル」を考える。
これが、データベースの「設計」という作業です。
まぁ、建物を建てるのに設計図が要るのと同じですね。
このように、データベースを作るうえでとても大切な「正規化」の方法、実は一口で言えるほど、そんなに簡単に説明できるものではないんですよね。(-_-)
正規化の説明って、まぁ、こんな感じ。
1) 正規化とそのメリット
関係データベースにおける正規化とは、データの整合性を保ったまま、データの冗長性を減らす作業のことである。冗長性を減らすことで、関係代数による演算に適した形となり、データの操作やデータベースの保守が容易になり、データベースやアプリケーションの品質を確保することが期待される。正規化の具体的な手順としては、第1正規化→第2正規化→第3正規化の順に行うのが一般的であり、以下、図を例に説明する。
* 第1正規化
表の各列の値から分割可能な値を排除する作業を第1正規化といい、正規化されていない表(非正規形という)に第1正規化を適用した結果を第1正規形という。ここで、分割可能かどうかは、分割した結果のデータが必要かどうかで判断される。第1正規形を満たさない表では、関係代数の演算の対象にできない値が存在しうるという問題がある。図の表A0は非正規形であり、[名称]列の値は銀行名と支店名に分割され、[銀行名][支店名]列と重複しており、また、[電話番号]列には複数の値が入っているものがある。表A0を第1正規化することで、表A1と表Bとに分離される。
* 関数従属
表において、列(または列の組み合わせ)P、Qがあり、Pの値が定まるとQの値も一意に定まる場合、(Pに対して)Qは関数従属であるという。(ここで主キーは、実際に主キーに設定しなくとも、主キーとなりうるものを指す。)
– 部分関数従属 主キーの一部の列に対して関数従属であること。
– 完全関数従属 主キー全体に対して関数従属であり、部分関数従属でないこと。
– 推移関数従属
Aに対しBが関数従属、かつ、Bに対しCが関数従属の場合、Aに対しCは推移関数従属であるという。
* 第2正規化
表の部分関数従属である列を他の表に分離する作業を第2正規化といい、第1正規形に第2正規化を適用した結果を第2正規形という。図の表A1は第1正規形であり、[銀行コード]列に対し[銀行名]列は関数従属である。[銀行コード]列と[支店コード]列との組み合わせは主キーとなりうるので、[銀行名]列は部分関数従属である。表A1を第2正規化することで、表A2と表Cとに分離される。
* 第3正規化
表の推移関数従属である列を他の表に分離する作業を第3正規化といい、第2正規形に第3正規化を適用した結果を第3正規形という。図の表A2は第2正規形であり、[都道府県コード]列に対し[都道府県名]列は関数従属である。主キーに対し[都道府県コード]列は関数従属であるので、[都道府県名]は推移関数従属である。表A2を第3正規化することで、表A3と表Dとに分離される。
2) 正規化のデメリットと非正規化
正規化には前述のメリットがある反面、多くの表に分解されるため、RDBMSの実装上の問題で、検索速度の低下等を招く可能性もある。そこで、正規形を敢えて冗長化する場合がある。この作業を非正規化という。
文面をみただけでは、なーんか、難しそうですよね。(^^;;
後、エンティティモデル（ER図）ってこんな感じ。
これは、FileMakerの「リレーションシップグラフ（リレーションを設定する画面）」をイメージした図です。
ER図をみれば、FileMakerの操作に近くなってくるかと思いますが、やはり、「そもそも、これらのテーブルは何を基準にして、どう分けているんだ？！」という疑問が先立ちます。
しかし、「正規化」（テーブルの分け方）については、文章と図だけで表現するのには、なかなか難しいものです。
やっぱり、ホワイトボードに書き殴りながら口頭でお話しし、場合によってはExcelの画面と比べながら、実際にFileMakerを操作していただく。
後は、「FileMakerでこんなふうにデータベースを作っていると、こんなことをしたくなった時に困るでしょう。そんなときには、こういうふうにテーブルを分けて、こうやってリレーションをつないで、後はこうやるんです！」と口頭で説明する。
やっぱり、これが一番伝わるんです。(^-^)b
「データベースの設計」って、どうやってするのか、まずは基本的なことをわかりたい！
そう思われた方は、私の「リレーション・トレーニング」に是非ともご参加ください。( ´ ▽ ` )ノ
えっ～～～？！何よ、それ〜〜！？
正規化だの、設計だの、やっぱりAccessと同じじゃん。（○｀ε´○）
Accessで、「リレーション」って話で、さっぱりわからなくって挫折したから、FileMakerでやろうと思ったのに…..。(>_<、)
そう、悲観的になるのは早急ですよん！(^-^)b
FileMakerは、その目的によっては（一般的にいうと、”簡単な”データベースならば）、「リレーション」だの、「正規化」だの、「エンティティモデル」だのわからなくてもできちゃうものも、たくさんあります。
「すべこべ言ってないでさぁ、まず、データをためるってところからやってみなよ～。」
そういうお手軽さ、敷居の低さ、それがFileMakerにはあります。
その代表的なのが、FileMaker Pro 13の新規作成画面。
「フィールドピッカー」を使って、フィールドを作って、画面に並べるだけ！
ほぉら、データベースができちゃった！
FileMaker（ファイルメーカー）の新規作成画面
とにかく、データを入力してから、先のことは考えよう！
そんな感じのFileMakerの初期画面。（笑）
あれこれ考えるよりも、まず行動を起こすこと。
それが大切なのかもしれません。
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前回の「リレーションって何ですか？」というお話の続編です。
今回は、「テーブル」とは何かをお話ししましょう。
FileMakerやAccessなどのデータベースソフトの本には、「テーブル」という言葉が、いきなり「皆さんわかってますよね〜。」って感じで出てきますよね。
みなさん、「テーブル」って、なんだかわかってます？
以前、FileMakerでのレコードとフィールドの考え方についてお話をしましたが、さて、「テーブル」って何なんでしょう？
IT業界で、「テーブルの設計からとりかかるか。」と誰かがいったのを聞いて、「何も日曜大工で作らなくても、家具屋で買ってくればいいじゃないですか〜。」なんていうと、「あほか！」といわれちゃいます。(^^;;
と、いう冗談はさておき……。
でも、「テーブル」という言葉を聞くと、どうしてもこれをイメージしてしまいますよね。（笑）
「テーブル」といえば、普通これをイメージしちゃうでしょ！（笑）
そのことから、どうしても「作業台」と捉えてしまわれる方もいらっしゃるようで、Adobe Illustratorなんかの「アートボード」みたいなものかな？と思ったというかたもいらっしゃいました。
英和辞典で調べると、「table」には、「食卓」という意味の他に、「表」や「目録」という意味があります。
なので、コンピュータで「テーブル」というと、「データなどの要素を格子状に配置したもの」のことをいいます。
以前、こんなお話をしました。
AccessやSQLといったデータベースでは、
レコード＝行（RAW）
フィールド＝列（Column）
として、データを整理していきます。
Excelでも、必要なデータのみを表示するための「オートフィルタ」という機能を使うためには、1行に１レコード、１列に１フィールドという表を作ります。
と捉えるといいというお話をしました。
その記録用紙（＝レコード）を綴じていくのが、「ファイル」。
だから、「FileMaker」というネーミングは、そんな「ファイル」をコンピュータ上で作りましょう、という意図から付けられた名前だ、と。
ここで、紙を綴じる「ファイル」＝コンピュータ上のデータファイル
と、捉えると頭がこんがらがります。
そうではなく、コンピュータ上のFileMakerファイルのアイコンは、「戸棚」と考えてください。
FileMakerのデータファイルアイコンは、「戸棚」と考える。
この戸棚には、一連の関係があるファイル（紙を綴じる、下図のようなファイル）が並べられてある。
その戸棚の中に並べられている１つ１つの「紙を綴るファイル」を、FileMakerでは「テーブル」と呼んでいる、と思ってください。
これを「テーブル」と考える。
ですから、データベースでいうところの「テーブル」は、そのまま「テーブル」＝「データベース」と考えてもいいと思います。
いくつかの「データベース」（＝「テーブル」）をリレーションで結びつけて、１つのシステムにしたものを「リレーショナルデータベース管理システム（RDBMS）」という。
すなわち、「リレーショナルデータベース管理システム（RDBMS）」＝コンピュータ上の１つのFileMakerデータファイルアイコンである。
FileMakerのファイルアイコンは、１つの「システム」
そう考えれば、少し分かりやすいかな？と思います。
コンピュータ用語って、日常で使っている言葉をそのままイメージしちゃうと、なかなか理解できないことがありますよね。
「テーブル」もその１つだと思います。
わかってしまうとなんでもないのですが、イメージできないままだと、いつまでたっても、頭の中に「？」が灯り続けて、気持ち悪いままですよね。
どうですか？ちょっとはスッキリしました？(^-^)
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Excelユーザの方で、Accessなどのデータベース経験のない方から、よく聞かれる質問、それが、
「”リレーション”と”スクリプト”と”関数”ってどう違うんですか？」というもの。
そこで、これからしばらくの間、何度かに分けて、この３つの言葉とそれらに関係する言葉についてお話ししていきたいと思います。
今回は、まず「リレーション」から。
リレーションを端的にいうと、「複数のデータベース（テーブル）を連携させて、効率的に複雑な処理が行えるようにすること。」といえます。
でも、特にExcelユーザの方にとっては、「複数のデータベースに分けて連携させることで、一体何のメリットがあるんだ？！」
そう思いませんか？
「ExcelではVLOOKUP関数を使ってコード入力するでしょ？あれをFileMakerなどのデータベースでするのが、リレーションですよ。」
はい、確かにそういう回答も間違ってはいません。
ただ、「リレーション」は、それだけの機能ではないのです。
その前に、「VLOOKUP関数」なんていうものをご存じないExcclユーザの方もたくさんいらっしゃるでしょうから、そこから話を始めます。
たとえば、Excelで次のように日々の売上データを入力しているとします。
Excelの売上一覧表
これ、いちいち手入力していると、例えば商品コードや商品名、単価など、データの入力間違いをしがちです。
また、商品名「ブルゾンA」を半角で入力したり、全角で入力したり、全角・半角混ざっていたり、「ブルゾン」と「A」の間にスペースを入れたり….。
人間からみれば、どれも同じ商品に見えるかもしれませんが、コンピュータはこのビミョーな違いが、後になって集計作業が思ったようにできないなどの致命傷になりかねません。
考えてみれば、「商品コード・商品名・単価」はお互いに関係し合っているデータなのですから、商品コードが重複しないのであれば、商品名や単価はおのずと特定できるはずです。（そもそも商品コードって、そういうためにつけてあるわけですよね….。）
そこで、商品コードや商品名、単価の入力間違いを防いだり、さまざまな文字種が混じってしまうことのないよう、データに統一感を持たせるためにはどうすればよいか？
そこで、この「決まっている」項目、つまり「商品一覧」を、別表にしてみました。
それが、この図。
「商品一覧」の別表
そして、売上一覧表で、商品コードさえ正確に入力すれば、商品名や単価が自動的に入力されてくる（セルに表示される）ようにしようってわけです。
そのようにするためには、売上一覧表の商品名を入力するセルに、VLOOKUP関数の式を入力します。
たとえば、商品一覧の別表を「商品一覧」シートのA１からC11までに作ってあるとします。
すると、売上一覧表のB2のセルには、次のようなVLOOKUP関数の式を入力します。
=VLOOKUP(A2,商品一覧!$A$2:$C$11,2)
（見出しの行は含めないので、A2：C11となっています。また、別表のセル番地についている$は、この後式をB列のセルにコピーする際にずれていかないようにするための記号です。これを「絶対参照」といいます。）
これで、A2に、別表に入力されている商品コードを入力すると、自動的に商品名が表示されます。
同様に、単価のセルであるC2には、
=VLOOKUP(A2,商品一覧!$A$2:$C$11,3)
と入力すれば、商品単価も自動的に表示されるようになります。
表示されている値は、もちろん金額の計算式に反映されますから、金額も自動的に表示されます。
実は、このようにしておくことのメリットは、間違った入力を防いだり、入力が楽になったりするだけではありません。
別表の「商品一覧」で単価を変更すると、売上一覧表に表示されている単価も自動的にすべて変更されます。
たとえば、商品コードA001のブルゾンの単価を、商品一覧の側で35,000円に変更すると、売上一覧に入力されているすべての商品コードA001の行の単価が35.000円に一斉に変更されます。
このように「商品コード」を入力するだけで、商品名、単価が自動的に表示されるようにすることを、一般的に「コード入力」などといいますが、これをExcelで行うためには、上記のようにVLOOKUPといった関数を使います。
関数ですから、表示してもらいたいセルにすべて入力しておかなければなりません。よって「式のコピー」が必要になります。
これと同様のことをFileMakerなどのリレーショナルデータベースで実現するのは、「リレーション」という機能を使います。
具体的には、「売上管理」と「商品マスタ」に「テーブル」を分け、「商品コード」同士でつなぎます。
このように、「機能」として用意されているので、関数式を入力することはありません。ですから、式のコピーももちろん不要です。
FileMakerのリレーション設定画面
しかも、ExcelのVLOOKUP関数では、「複数のデータが一瞬にして表示される、変更できる」ことしか実現できません。
しかし、FileMakerのリレーションでは、コード入力をできるようにリレーションを設定するだけで、同時にいろいろな「副産物」ができます。
たとえば、別表の「商品」に照準を合わせて考えてみましょう。
それぞれの商品は、一体何月何日に呼び出されたのでしょうか？また、何回呼び出されたのでしょうか？
これを実現しようと思うと、Excelではデータベース関数を使う、ピボットテーブルにするなど、何か別の「しかけ」を作る必要があります。
しかし、FileMakerなら、「ポータル」というものを置くだけで、いつ、何回呼び出されたかという「履歴」がすぐにわかります。
また、相互間に移動し、詳細を確認することもできます。
FileMakerでリレーションを使えば、各商品で履歴を表示できる。
これは、リレーションを使うほんの一例です。
リレーションを使うと、他にもいろいろ「便利」なことができます。
詳しくは、「リレーショントレーニングテキスト」で紹介しているほか、「リレーショントレーニング」でもお話ししております。
リレーションについては、「百聞は一見にしかず」です。
実際に話を聞きながら操作することで、本やネットの情報だけではわからなかったことが「あっ！こういうことだったのか！」と体感できます。
リレーションについてよくわからない、という方は、どうぞ「リレーショントレーニング」を一度受講してみてください。
目から鱗が落ちますよ。(^^)
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2014年の新年のご挨拶から、なんと！早8ヶ月も経ってしまいました…..。ヽ（・＿・；)ノ
気分屋的なブログ更新で申し訳ございません。(_o_)
このサイト、もう終わってるじゃん！(-_-)
そんなこと、おっしゃらないでください！！ρ(・・、)
これからも、「気分屋的」ではあるかもしれませんが(^^;;)、FileMakerをこれから始めようと思われる方が、少しでも道に迷うことのないように、あれこれ、いろんな角度からお話ししていきたいと思いますので、どうぞこれからも応援よろしくお願いいたします。(_o_)
FileMaker 13がリリースされて以来、「FileMakerはまったく初めて」という方の受講が格段に増えてきました。中でも、「FileMakerは初めてだけれど、AccessやSQLといった他のデータベースソフトでのデータベース構築（作成）経験はある。」という方の受講が増えてきています。
長年、FileMakerを愛用してきましたが、確かにFileMaker 13は「原点に戻った」というべき、作りやすいデータベースソフトになっていると思います。
ただ、FileMakerがまったく初めての方には、どうもFileMakerのイメージがつかみにくい、という方が多いようです。
そこで、最近私がFileMakerのトレーニングを行っていて感じること、受講者の方にアドバイスさせていただいていることをつづっていきたいと思います。
今日は、「FileMakerとAccessとの違いは何ですか？」というお題です。
先述しましたが、FileMakerと比較されるソフトに、Microsoft Accessがあります。
FileMaker社のサイトに、Accessとの製品比較を表にまとめたPDFファイルが掲載されていますので、技術的な情報はこちらをご覧下さい。
http://www.filemaker.co.jp/products/filemaker-pro/docs/12/comparison_fm_access.pdf
ですので、ここでは、これらの２つのソフトの概念的な違いについて、お話をしてみたいと思います。
FileMakerとAccess、どちらも「リレーショナル・データベース」というジャンルのソフト、つまり「使う目的は同じ」です。
＃「リレーショナル・データベース」というのは、ひと口でいうと、複数のデータベース（テーブル）を連携させて、効率的に複雑な処理が行えるデータベースと考えてください。
では、ソフトメーカー（FileMakerはFileMaker社、AccessはMicrosoft社）以外に一体何が違うのか？と、思われるかもしれません。
一言でいえば、「データベース」の作り方が、まったくといっていいほど異なります。
「レコードとフィールド」を、どのように利用していくのか？という考え方が、大きく違うのです。
極端に言えば、FileMakerとAccessで共通している概念は、「データベースの正規化（リレーショナルデータベースを作るために、どのようにテーブルを分けるか）」と、「ファイル」と「テーブル」くらいです。
え？レコードとフィールドは？
レコードはRow（行）、フィールドはColumnI（列）という考え方は、確かに共通しています。
FileMakerでも、コンピュータ的には「レコードはRow（行）、フィールドはColumnI（列）」としてデータは格納されていきます。しかし、それらのデータを利用し、活用していくためのシステムを作る際に、「レコードはRow（行）、フィールドはColumn（列）」の考え方だけで捉えて進めようとすると、どうも理解しがたいシーンにぶちあたります。
それがどういうことなのかは、ここで文章や図を使ってお伝えすることが非常に難しいので、詳しくは私が行っている講習会でお話ししています。
＃文章と図だけでは、表現上かなりの限界があります。やはり、ホワイトボード、そして、FileMakerを実際に操作していただきながら、直接口頭でお伝えすることのほうが、何十倍も、何百倍も伝わるんです。FileMakerをネット情報や本で勉強してもよくわからない、というのは、そういうところにあるのです。
ただ、ここで言えるのは、
「Accessの○○は、FileMakerの何にあたるのか？」
「Accessで××するのは、FileMakerではどうするのか？」
「Accessでできないことで、FileMakerでできることは何か？」
などと、対応させて理解するのは難しい、ということです。
たとえば、Accessのクエリー。
FileMakerでは何？と聞かれると、「検索した結果を、特定のレイアウトに切り替えて表示することを、スクリプトで自動化する」といったように、複数の手順を組み合わせないと実現しません。
え？Accessならクエリーを作るだけでいいのに、FileMakerってそんなに大変なことなの？
FileMakerって、なんか面倒くさいデータベースソフトなんだな….。
いえいえ、そうではありません。
では、Accessで伝票を印刷したい、としたらどうしますか？
まず、テーブルを作りますよね。で、入力するためのフォームを作る。
そして、フォームから入力されたテーブルのデータをクエリーを使って限定し、レポートを作って、そこに送る。
これだけの手順が必要です。
しかし、FileMakerなら、画面に伝票をスキャンした画像をぱん！と貼り付け、各記入欄にフィールドを配置して、そこに直接データを入力することができます。
まさに、伝票に手書きする感覚で入力し、そのまま「印刷」をすればいいだけです。
このように、「入力されたデータ」を、その後どう扱っていくのか、という考え方がまったく違う。
それが、FileMakerとAccessの違いです。
ですから、AccessやSQLなどの知識があっても、それはひとまず横に置いておいて、「まったく何も知らない初めてのソフトを覚える」という気持ちでとりかかるほうが、習得が早いと思います。
AccessやSQLでのデータベース構築経験は、「データベースの設計」という段階で必ず役立ちます。
それ以外は、「今まで見たこともない、まったく知らないソフト」として、基本から１つずつ覚えて行かれることをオススメします。
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皆様、あけましておめでとうございます。
昨年から、再びこのブログを始めました。
多くの方にお読みいただき、ありがとうございます。
昨年12月にFileMakerもver13がリリースされたことをうけ、ただ今ver13対応のテキストを制作中です。
発売日が決まりましたら、また当ブログ上およびFacebookページ上でご案内を差し上げます。
Facebookページのほうも「いいね！」をよろしくお願いいたします。
・filemakerschool
https://www.facebook.com/filemakerschool
・FileMaker Proトレーニングテキスト
https://www.facebook.com/filemakertextbook
今年もFileMakerと共にがんばります！！
どうぞよろしくお願いいたします。
この写真は、昨年9月に島根県隠岐の島前に訪れたときに撮影したものです。
子馬はまだ生まれたばかりの様子で、母馬の慈愛に満ちた顔が印象的でした。
前回までは、「Excelでは簡単にできなくて、FileMakerでは簡単にできること」の、あんなこと、こんなことについてお話ししてきました。
では、FileMakerは万能か？というと、そうではありません。
FileMakerだって市販のアプリケーションソフトなわけですから、「仕様」というものはあるわけで。
だから、「Excelならこんなに簡単にできるのに、FileMakerで行うのは大変！」ということだって、残念ながらあるのです。
そういう情報、なかなか聞けないですよね？
なので、ここに紹介しちゃいます。
ざっとあげると、次のようなことは、FileMakerでは「チカラ技」が必要です。
- クロス集計をする。
- 串刺し計算をする。（Excelでの「3D集計」のような機能）（※）
- 連続したデータを入力する。（Excelでの「オートフィル」のような機能）（※）
- 縦罫を引く。
- 印刷時に、総ページ数を表示する。
- 横に並べた表を作る。
- レイアウト（画面）ごとに用紙の設定を変える。
- グラフのデザインのカスタマイズに関しての自由度。
というところでしょうか。
（※）については、チカラ技というよりは、「Excelとは違う方法で行う」ということです。
なぜ、これらのことがFileMakerでは苦手なのか、ということですが、それはFileMakerとExcelでのデータの管理（保管）方法に違いがあるからです。
上記の機能は、Excelでの「行と列」に大きく関係している機能だからです。
FileMakerは、元々「カード型データベース」からリレーショナルデータベースへ発展しました。
なので、1件のデータを１枚の「カード」として保管していきます。
この1枚のカードをFileMakerでは「レコード」と呼んでいます。レコードは、いわば「記録用紙」です。
その用紙の中に各種データを保管していく入れ物が「フィールド」です。フィールドは記録用紙の記入欄にあたるものとイメージしてください。
このカードを束ねたものが「テーブル」です。テーブルは、用紙を束ねる、あの、リングのついた「事務ファイル」と捉えてください。
FileMakerでのデータ保管は、「カード」で行われます。
これに対し、Excelの基本は「セル」です。Excelでのデータ保管は、「セル」です。
セルがぎっしり詰まっているものが「ワークシート」です。
セルは、ワークシート上で積み木を組み替えるように、自由自在に移動できます。
要するに、FileMakerは3D、Excelは2Dなんです。
だから、Excelでは行と列を入れ替えるということは簡単にできます。
これに対し、FileMakerの行と列を入れ替えるということは「カード」と「記入欄」を入れ替えるという、構造自体をひっくり返すことになってしまうため、容易にはできないのです。
このような、いわば「考え方」の違いが、「仕様」の違いです。
ですので、私はFileMakerが苦手とするところは、Excelで処理しています。
FileMakerからは、データをExcelファイルに簡単に書き出すことができます。Excelファイルに書き出すと同時に、Excelを起動させることもできるので、その後、Excelで処理します。
たとえば、グラフ。
先日、「FileMakerトレーニングテキスト」をお買い求めいただきました方を業種別に集計した円グラフを掲載しましたが、実はあのグラフ、Excelで作成したものです。（笑）
もちろん、FileMakerトレーニングテキストの受注管理は、FileMakerで行っています。ただ、グラフ化し、そのグラフをある程度自分の思ったようにカスタマイズするためには、断然Excelのほうが優れています。
また、Excelには、「ピボットテーブル」といった、強力なデータ分析機能があります。
他にも、ドラッグしただけで連続してデータの入力できるExcelの「オートフィル機能」は。大変便利な機能です。
こういった機能を使いたい場合は、FileMakerからExcelに書き出したり、また、ExcelのデータをFileMakerに取り込むといった相互利用をしています。
ちなみに、私、現金出納は、Excelで行っています。(^^;;
残高の計算もExcelのほうが簡単なんです。
１つのアプリケーションで、なんでも処理するというのは、実は非効率なもの。
「餅は餅屋」っていうじゃないですか。
それぞれのジャンルのアプリケーションの特徴を知って、うまく連携し、使い分けていきたいものですね。
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